Odoo: Wiederkehrende Rechnungen & SEPA: Nie wieder manuell abrechnen

00:00:00: Stell dir vor, du hast tausend Achthundert Wartungsverträge.

00:00:03: Und jetzt kommt der Hammer!

00:00:05: Ein einzelner Kunde hat davon vielleicht zehn Stück mit zehn separaten Lassschriften die jeden Monat gezogen werden müssen.

00:00:14: und irgendwo sitzt ein Mensch, der versucht diesen Wahnsinn von Hand zu bennigen.

00:00:21: und genau das habe ich neulich in einem Erstgespräch gesehen Und ich kann dir sagen, das ist nicht nur nervig.

00:00:28: Das kostet richtig viel Geld!

00:00:35: Ganz kurz zu mir mein Name ist René, René Passmann und Ich mache Odu schon seit fünfzehn Jahren und der im deutschsprachigen Raum gibt es auch kaum einen, der's länger macht.

00:00:45: In diesem Video zeige ich dir wie du wiederkehrende Rechnung-und Seepalastschriften in Odu so aufsetzt dass dieser ganze monatliche Zyklus im Hintergrund läuft ohne dass jemand jeden Monat Hand anlegen muss.

00:00:59: Also, los geht's!

00:01:00: Lass uns das Problem mal sauber anschauen Denn es ist viel größer als die meisten Glauben.

00:01:06: Wenn du wiederkehrende Leistungen abrechnest Das können sein Wartung Support Hosting Ein Abo Völlig egal was Dann hast Du im Grunde jeden Monatt dieselbe Aufgabe.

00:01:19: Wer bekommt was?

00:01:20: In welcher Höhe Und wann wird das eigentlich eingezogen?

00:01:24: Macht man das von Hand passieren drei Dinge.

00:01:27: Erstens, es kostet wahnsinnig viel Zeit.

00:01:30: Jemand klappert Vertrag für Vertrag ab.

00:01:33: Zweitens, Es passieren Fehler.

00:01:36: Eine Rechnung wird vergessen ein Betrag ist veraltet eine Preiserhöhung wurde nicht überall durchgezogen.

00:01:42: und drittens und das der schlimmste vergessene Rechnungen sind verlorenes Geld.

00:01:47: was nicht gestellt wird kann auch nicht reinkommen.

00:01:50: Und dann kommt die Komplexität obendrauf.

00:01:53: Ein Kunde hat mehrere Verträge, zehn Verträge egal wie viele unterschiedliche Laufzeit monatlich quartalsweise jährlich manche per Überweisung die meisten per Hand und per Lastsschrift.

00:02:05: von hand.

00:02:05: ist das nicht mehr beherrschbar jedenfalls nicht ohne dass die regelmäßig etwas durchrutscht.

00:02:11: bevor ich dir zeige wie du das löst müssen wir einen Denkfehler ausräumen denn der ist eigentlich Ursache dieses Chaos.

00:02:19: Die meisten Denken in Rechnung.

00:02:22: Ich muss jeden Monat, tausend Achthundert Rechnungen erzeugen und dann versuchen sie diese Tausend Achthundertechnungen irgendwie zu verwalten.

00:02:30: Das ist als würdest du jedem Monat neu überlegen wer dein Kunde eigentlich ist.

00:02:35: der richtige Gedanke ist Du denkst nicht an die rechnung du denkst in Verträgen.

00:02:39: ein Vertrag ist eine dauerhafte Vereinbarung Und dieser kunde bekommt diese leistung zu diesem preis in diesem Rhythmus.

00:02:46: und die rechnung ist ja nur das was dieser Vertrag automatisch ausspuckt, wenn der nächste Abrechnungszeitraum gekommen ist.

00:02:55: Das klingt jetzt nach einer Kleinigkeit... ...ist aber genau der entscheidende Schalter bei dir im Kopf!

00:03:02: Du pflegst nicht mehr Rechnungen, du pflägst Verträge und die Rechnung erledigen sich von selbst.

00:03:10: Schauen wir uns das Prinzip an.

00:03:12: Vier Bausteine und ich erkläre sie dir als Logik, nicht als Klickanleitung.

00:03:17: Baustein Nummer eins, der Vertrag als Abo.

00:03:20: Jeder Wartungsvertrag wird in Udu als Abonnement abgebildet.

00:03:24: da steht im Prinzip alles drin welche Leistung welcher Preis welcher Rhythmus also monatlich quartalsweise jährlich was auch immer.

00:03:32: und einmal sauber angelegt kennt das System diesen Vertrag für immer.

00:03:37: vielleicht gibt es auch eine feste Laufzeit.

00:03:39: kannst du natürlich auch ein Tragen.

00:03:40: Baustei Nummer zwei viele Verträge pro Kunde ist ja auch kein Problem denn jetzt kommt der Punkt, an dem viele Systeme kapitulieren.

00:03:48: Ein Kunde kann beliebig viele Abos parallel haben – zehn Verträge, zehn unterschiedliche Rhythmen.

00:03:54: Das stört Udu überhaupt nicht!

00:03:57: Jedes Abo läuft für sich und trotzdem siehst du beim Kunden alles gebündelt an einem Ort.

00:04:02: Baustein drei Die Rechnung entsteht von selbst.

00:04:08: Wird ein Abrechungszeitraum also fällig?

00:04:10: Dann erzeugt dieses Abo automatisch die passende nächste Rechnung und du stößt das nicht jedes mal irgendwie von Hand an, sondern das läuft einfach wiederkehrend im Hintergrund.

00:04:22: Am Monatsanfang sind die Rechnungen einfach da richtig vollständig ohne dass jemand sie zusammen klüppeln muss.

00:04:29: Und Sie werden natürlich auch automatisch versendet!

00:04:32: Du brauchst genau gar nichts machen, tausend acht hundert Rechnen einfach so... Ohne dass du was getan hast.

00:04:41: Baustelle Nummer vier der SEPA-Einzug kommt nämlich der Einzug dieser Rechnung, weil viele dieser Verträge typischerweise im Laschschriftenverfahren eingezogen werden.

00:04:51: Beim Kunden ist ein SEPA-Mandat hinterlegt die Erlaubnis also per Lasschrift einzuziehen und Udu sammelt die fälligen Rechnungen alle ein und erzeugt daraus eine SEPAA-Sammeldatei, die du bei der Bank einreist.

00:05:04: Aus thousand eight hundred Einzelvorgängen wird ein Knopfdruck Und wenn das Geld eingeht lässt sich das automatisch wieder in den Rechnungzuordnung ordnen, Stichwort automatischer Bankabgleich.

00:05:17: Und so wird aus einem monatlichen Kraftakt ein Prozess der weitgehend von alleine läuft.

00:05:24: Jetzt kommt ja Grundgebühr plus Variable Leistungen und jetzt wird es richtig stark wenn wir das mit einem Thema aus einem anderen Video kombinieren – der Zeiterfassung!

00:05:36: Denn viele Verträge sind nicht nur Ein fixer Beitrag pro Monat.

00:05:41: Da ist oft eine Rundgebühr drin, plus geleistete Stunden und irgendetwas was du geleistet hast die über einen Kontingente hinausgehen.

00:05:51: Und genau das kann derselbe Mechanismus abbilden!

00:05:54: Die Grundgebühr läuft als festes Abo und die zusätzlichen Leistungen kommen automatisch.

00:06:00: oben.

00:06:00: drauf heißt Du hast einen einzigen sauberen Abrechnungslauf der den festen Teil UND den variablen Teil zusammenführt Und der Kunde bekommt eine klare Rechnung, du lässt keine Leistungen liegen und niemand muss zwei Systeme von Hand zusammenrechen.

00:06:18: Das ist der Moment wo wiederkehrende Abrechnung aufhört, lästige Pflicht zu werden und anfängt dir aktiv Umsatz zu sichern.

00:06:25: Drei ehrliche Hinweise damit das in der Praxis auch trägt!

00:06:30: Erstens die Datenbasis.

00:06:32: Die Datenbasiss muss sauber sein.

00:06:34: Du brauchst korrekte I-Bahns gültige Seepermandate aktuelle Preise.

00:06:38: Das ist das absolute Fundament.

00:06:40: Aber einmal sauber aufgesetzt, trägt es jahrelang!

00:06:43: Verschuldet man das?

00:06:45: Zieht sich der Ärger natürlich auch durch Jahre durch.

00:06:49: Zweitens Einmal eingerichtet Dauerhaft profitieren.

00:06:54: Der Aufwand steckt halt am Anfang im sauberen Aufsetzen der Verträge.

00:06:58: aber hey du machst doch sowieso ein Vertrag mit dem Kunden.

00:07:01: Das könntest Du sogar digital in Udo machen und sobald der Kunde diesen Vertrag angenommen hat ist es automatisch ein Abo.

00:07:09: Das ist aber eine Investition, die sich Monat für Monat zurückzahlt.

00:07:14: und drittens du kennst mich in Phasendenken!

00:07:17: Du musst nicht alle tausend achthundert Verträge am ersten Tag perfekt haben.

00:07:22: bring den Mechanismus in einer überschaubaren Gruppe zum Laufen sie das es sauber zieht und dann rollst du es einfach auf die komplette Masse aus.

00:07:32: fassen wir nochmal zusammen wer wiederkehrend abrechnet sollte nicht in Rechnung denken, sondern in Verträgen.

00:07:40: In Udu wird jeder Vertrag zum Abo und ein Kunde kann halt beliebig viele davon haben.

00:07:45: die Rechnungen entstehen dann eintürbar automatisch und auch der SEPA-Einzug wird zum Knopfdruck.

00:07:51: Den festen und variablen Teil fühlst du in einem Lauf dann auch gerne zusammen Klar!

00:07:56: Du kannst das auch in zwei verschiedenen Läufen machen.

00:07:58: Völlig in Ordnung je nachdem was dein Prozess dann hergibt.

00:08:02: Aber es ist kein monatlicher Kraftakt mehr im Hintergrund.

00:08:08: Jetzt mal ehrlich, wie viele Verträge rechnest du aktuell von Hand ab?

00:08:13: Und wie viel Zeit geht da jeden Monat drauf?

00:08:16: Setze ich mal daneben Stoppuhr und dann schreibst mir das in die Kommentare.

00:08:21: Wird mich echt mal interessieren!

00:08:23: Dann schau mal, wieviel Zeit das im Monat ist im Jahr ist.

00:08:27: Und dann sollten wir vielleicht noch einmal sprechen... Ja und wenn Du das für Dein Vertragsgeschäft sauber aufsetzen willst, dann lass uns reden.

00:08:36: Den Link zum Erstgespräch den findest du in der Beschreibung und wir setzen uns gerne mit dir hin und schauen wie du dir genau bei deiner Abrechnung helfen kannst.

00:08:48: Also Abo da lassen bitte nicht vergessen.

00:08:51: und bis zum nächsten Video!