Odoo KI-Wissensdatenbank aufbauen: So löst du Probleme einmal statt zehnmal

00:00:00: Stell dir kurz Folgendes vor.

00:00:02: Bei dir fängt ein neuer Techniker an, motiviert gut ausgebildet und in der ersten Woche passiert genau das was immer passiert.

00:00:10: Er rennt von Kollege zu Kollege zu Kollegen und fragt du wie haben wir denn das damals bei Kunde X gelöst?

00:00:18: Und ein erfahrener Kollege der eigentlich produktiv sein sollte erklärt zum Gefühl zählen mal dasselbe!

00:00:25: Das Wissen ist da es steckt nur in den Köpfen Einzelner Mitarbeiter.

00:00:29: Und in tausenden Tickets, Telefonaten und die sonst ja auch niemand durchsucht.

00:00:39: Ganz kurz ich bin René, René Passmann und mache Udu schon seit fünfzehn Jahren und naja im deutschsprachigen Raum gibt es auch kaum einen derßt länger macht!

00:00:48: Das hier ist eines der Themen bei denen ich gerade richtig Feuer habe.

00:00:53: In diesem Video zeige ich dir wie du aus deinem ganz normalen Tagesgeschäft eine KI-Wissensdatenbank baust Die deine Probleme Einmal löst, statt zehn mal.

00:01:04: Also los geht's!

00:01:05: Lass uns mal ehrlich sein in den allermeisten Unternehmen ist Wissen Kopfsache.

00:01:10: der Kollege der Den einen Kunden betreut weiß alles über dessen Anlage die Kollegin dieser acht Jahren dabei ist.

00:01:18: die kennt auch jeden Trick und solange diese Leute da sind läuft das auch.

00:01:23: merkst du es gar nicht richtig?

00:01:24: Das Problem zeigt sich aber an drei Stellen.

00:01:27: erstens die Einarbeitung.

00:01:29: Jeder neue Mitarbeiter muss sich das alles mühsam aus den Köpfen der anderen zusammensuchen.

00:01:35: Das dauert Monate, vielleicht auch Jahre und es bindet genau die erfahrenen Leute, die du eigentlich vorne an der Front brauchst.

00:01:43: Zweitens Die Wiederholung.

00:01:46: dieselben Probleme werden immer wieder aufs Neu gelöst weil keiner weiß dass es schon mal jemand gelöst hat.

00:01:53: Das ist absolut verschwendete Zeit und zwar jeden einzelnen Tag.

00:01:57: drittens Und das ist das Gefährlichste.

00:02:00: Wenn so ein Wissensträger geht, Kündigo, Rente, Krankheit – was auch immer!

00:02:05: Dann geht ein ganzes Stück Firma einfach mit und das willst du nicht riskieren.

00:02:11: aber jetzt kommt die gute Nachricht.

00:02:13: Du musst dieses Wissen gar nicht erst mühsam erzeugen.

00:02:16: Du hast es längst.

00:02:18: Du nutzt es nur nicht.

00:02:20: Denk mal nach was bei dir jeden Tag entsteht.

00:02:24: Support Tickets in denen genau dokumentiert ist, welche Probleme wie gelöst wurden.

00:02:30: E-Mail verläuft mit Kunden und das ist der spannende Teil.

00:02:36: Telefonate oder auch Videocalls.

00:02:39: Jedes Kundengespräch in dem ein Problem besprochen und gelöst wird.

00:02:44: Krass, oder?

00:02:45: Das ist alles heute totes Kapital!

00:02:48: Es liegt irgendwo aber keiner kommt sinnvoll dran.

00:02:52: niemand durchsucht freiwillig viertausend alte Tickets Und genau hier setzt die Idee an.

00:02:58: Was, wenn du dieses Material durchsuchbar machst und zwar nicht von Hand sondern indem eine KI es für dich aufbereitet und beantwortet?

00:03:08: Na dann wird aus diesem toten Kapital ein Werkzeug das jeden Tag für dich arbeitet!

00:03:15: Ich erkläre dir das Prinzip ohne dass wir uns in Technik verlieren.

00:03:19: Es sind im Kern drei Schritte.

00:03:21: Schritt Nummer eins Einsammeln.

00:03:24: Deine Tickets und E-Mails liegen ohnehin schon strukturiert im System.

00:03:28: Der entscheidende neue Baustein sind die Telefonate!

00:03:31: Du lässt deine Kundengespräche ab sofort transkribieren, also automatisch in Text verwandeln.

00:03:38: Das machen heute der Notetaker im Meeting oder auch deine Telefonanlage.

00:03:43: Aus einem flüchtigen Gespräch wird damit durchsuchbarer Text.

00:03:48: Schritt Nummer zwei Bündel All das Tickets Mails, Gesprächsprotokolle, Transkripte, die fließen an einer Stelle zusammen.

00:03:58: Eine zentrale Wissensbasis.

00:04:00: Wichtig ist nur das alles verknüpft bleibt zu welchem Kunden?

00:04:05: Zu welchem System?

00:04:06: Zu welche Problem es überhaupt gehört.

00:04:09: Schritt Nummer drei Fragen.

00:04:11: und jetzt kommt der Teil der sich eigentlich fast anfühlt wie Zauberrei aber auch gar keiner isst.

00:04:17: dein Mitarbeiter stellt eine Frage in normaler Sprache Zum Beispiel, wie haben wir das Druckerproblem bei Anlage vom Typ Y gelöst?

00:04:26: Und die KI durchsucht euren gesamten Wissensschatz und gibt eine konkrete Antwort.

00:04:32: Mit Verweis auf das Ticket oder das Gespräch wo es herkommt.

00:04:36: Damit kannst du nochmal prüfen ist genau das Problem und kann die Lösung hier auch funktionieren?

00:04:43: Das Schöne daran... Die Antwort kommt aus eurem eigenen Wissen nicht irgendwo aus dem Internet, nicht aus einem eigenen KI-Diret oder was auch immer sie tun könnte.

00:04:53: Sie kommt aus euren echten gelösten Fällen aus der Vergangenheit und das ist der Unterschied zwischen einer netten Spielerei und einem echt starken Werkzeug.

00:05:02: Was hast du jetzt davon?

00:05:04: Drei Dinge ganz handfest Die Einarbeitung schrumpft dramatisch.

00:05:08: Ein neuer Mitarbeiter der fragt nicht mehr die Kollegen, er fragt einfach das System.

00:05:12: Er wird selbst bei kniffligen Themen schnell auskunftsfähig ohne jemanden aus der Arbeit rausreißen zu müssen.

00:05:19: Die Antworten werden auch einheitlich.

00:05:22: Es ist eben nicht mehr so Glücksache ob du den Kollegen erwisch den einen erwischt der die Lösung kennt.

00:05:29: Jeder greift auf dieselben Wissensdaten zu.

00:05:32: Die Qualität Deines Supports wird auf einmal planbar Und das ist der Bonus, den die meisten übersehen.

00:05:42: Du erkennst Muster!

00:05:44: Wenn dasselbe Problem zum fünftigsten Mal auftaucht, sieht man das und dann kannst du es proaktiv angehen statt es ewig wie ein Einzelfall zu lösen.

00:05:56: Aus reaktivem Support wird auf einmal aktiver Support.

00:06:01: Damit das hier kein Werbeversprechen bleibt.

00:06:04: Dreiehrliche Hinweise.

00:06:06: erstens Müll rein, Müll raus.

00:06:08: Die KI ist eben nur so gut wie das Material, dass du ihr gibst.

00:06:12: Wenn du eure Tickets bisher lieblos gepflegt hast, dohlt es sich mal eine Dokumentation anzufangen und das Thema ernst zu nehmen.

00:06:20: Das zahlt sich am Ende doppelt aus!

00:06:23: Zweitens Thema Datenschutz.

00:06:25: Hier sind Kundendaten im Spiel.

00:06:27: Du musst also sehr sauber arbeiten Zugriffsrechtet wirklich sinnvoll steuern DSGVO im Bekalten usw.. Das ist kein Hexenwerk aber Man muss es bewusst machen.

00:06:38: Und drittens, mein Dauerthema fängt klein an.

00:06:41: Nimm dir nicht vor am ersten Tag das gesamte Wissen von twenty-fünf Jahren Betriebsgeschichte verfügungsstehen zu können.

00:06:48: Such dir einen Bereich ein Produkt eine Kundengruppe.

00:06:51: völlig egal bringt das nur zum Laufen Sie den Nutzen und wenn du diesen Nutzen erkannt hast dann breite es aus Schritt für Schritt.

00:07:00: Also Fassen wir zusammen.

00:07:02: dein wertvollstes wissen entsteht jeden tag von ganz allein In Tickets, in Mails oder Telefonaten.

00:07:10: Heute verpufft es!

00:07:13: Mit einer KI-Wissensdatenbank machst du es durch super.

00:07:16: Probleme werden einmal gelöst statt zehnmal.

00:07:19: Neue Leute werden schnell produktiv und das Wissen bleibt trotzdem im Haus – auch wenn mal jemand geht.

00:07:26: Und jetzt bin ich neugierig... Wie sichert ihr euer Wissen aktuell?

00:07:31: Steckt's doch alles in den Köpfen?

00:07:32: Oder in einen Wiki?

00:07:34: Dass keiner

00:07:34: pflegt?!

00:07:35: Oder habt ihr da schon Wasser im Laufen?

00:07:38: Ich bin gespannt.

00:07:39: Schreibst du mir mal in die Kommentare!

00:07:40: Und wenn Du wissen willst, wie Du Dein Unternehmen darauf aufbauen kannst... Dann lass uns stehen.

00:07:47: Den Link dazu findest du unten in der Beschreibung.

00:07:50: Dort kannst du dir ein kostenfreies Erstgespräch buchen und dann wären wir gemeinsam sehen, wie das für Dich aussehen könnte.

00:07:58: Ganz ehrlich ohne Verkaufsgespräche.

00:08:00: also ich freue mich wenn wir beide im Call sind und Du denkst bitte dran den Kanal zu abonnieren.

00:08:05: Vielen Dank, bis zum nächsten Video.