Monatsabschluss in Odoo: 2 Stunden statt 2 Tage

00:00:00: Monatsende!

00:00:00: Der Steuerberater wartet auf die Zahlen.

00:00:03: Irgendwo fehlen noch Belege, die Bankabstimmung ist halb fertig und du fragst dich ob ihr das wirklich so jeden Monat machen müsst?

00:00:10: Die Antwort ist ne, müsste nicht.

00:00:13: In Udu lässt sich der Monatsabschluss zu einer Routine machen.

00:00:17: Zu etwas was in zwei Stunden erledigt ist statt in zwei Tagen.

00:00:25: Ganz kurz, mein Name ist René Passmann und ich mach Udu schon seit fünfzehn Jahren.

00:00:31: Und naja im Deutschsprachengraum gibt's auch kaum einen der es länger macht!

00:00:35: In diesem Video zeige ich dir wie ein sauberer Monatsabschluss in Udu aussieht welche Schritte es gibt, in welcher Reihenfolge du sie angehst und worauf du achten musst.

00:00:45: kein Tutorial sondern ein Überblick der dir hilft den Prozess zu verstehen bevor du ihn einrichtest.

00:00:51: Der Monatsabschluss als Prozess.

00:00:53: Der wichtigste Gedanke zuerst, der Monatsabschluss ist keine einmalige Aktion am letzten Tag des Monats.

00:01:01: Es ist ein laufender Prozess, der sich über den ganzen Monat verteilt.

00:01:06: Wer das einmal verinnerlicht hat, hat am Monatsende kaum noch etwas zu tun.

00:01:11: Was ich meinen Kunden empfehle Ein kurzer fester Termin einmal pro Woche zum Beispiel Freitags.

00:01:18: Sind alle Rechnungen verbucht?

00:01:19: Ist die Bank abgestimmt, gibt es offene Posten.

00:01:22: Wenn du das konsequent machst, sammelst du keine Hausaufgaben über vier Wochen an und der eigentliche Abschluss ist dann eine noch Formsache.

00:01:30: Welche Schritte gehören zum Monatsabschluss?

00:01:33: Ich gehe die mal der Reihe nach durch.

00:01:35: Erstens Ausgangsrechnung verbucht und versendet klingt selbstverständlich – ist es aber nicht immer!

00:01:41: Gerade bei Projekten, die über den Monat so laufen passiert es schnell dass man eine Rechnung vergessen wird.

00:01:47: Zweitens, alle Eingangsrechnungen erfasst auch die, die noch per Post kommen.

00:01:53: Das ist der Schritt, der am meisten Zeit kostet weil Papier normal hätte es halt langsamer als e-mail und mein Tipp richtet einen e-Mail Adresse in Odu ein an den alle digitalen Rechnung automatisch geschickt werden.

00:02:09: Odu legt sie dann direkt als Entwurf an und ihr müsst sehen nur noch prüfen und bestätigen.

00:02:14: funktioniert in Datif auch so?

00:02:16: Wenn ihr das benutzt, ist das hier der ehemalige Prozess.

00:02:20: Drittens die Bankabstimmung.

00:02:22: Das ist der Abgleich zwischen euren Buchungen in Odu und dem echten Kontoauszug.

00:02:28: Odu macht das weitestgehend automatisch.

00:02:30: Er schlägt vor welche Buchung zu welcher Kontozeile passen.

00:02:34: bei sauber geflächten Rechnungen liegt die Trefferquote meistens bei über achtzig Prozent.

00:02:39: Den Rest ja.

00:02:41: den müsst ihr halt manuell erklären logisch.

00:02:43: Viertens offene Posten prüfen.

00:02:46: Was ist überfällig?

00:02:47: Wer hat noch nicht bezahlt, was schulden wir noch.

00:02:50: Diese Liste ist nicht nur für den Abschlussrelevant, sie ist ein tägliches Steuerinstrument für deinen Cashflow.

00:02:56: und fünftens Periodenabgrenzung!

00:03:00: Was gehört wirklich in diesem

00:03:01: Monat?!

00:03:02: Das ist der buchhalterisch antpruchsvollste Schritt und der bei dem ich jedem empfehle sehr eng mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten.

00:03:12: Ja, und was kommt dann?

00:03:12: die Übergabe an den Steuerberattern?

00:03:16: Wenn alle Schritte nicht fertig sind, kommt genau diese Übergabe ins Spiel.

00:03:20: Nur du exportierst dir den Dativbuchungsstapel.

00:03:24: Das ist die Datei, die dein Steuerberater braucht!

00:03:27: Wenn du die vorherigen Schritte sauber gemacht hast, ist das in zehn Minuten erledigt.

00:03:31: Buchungsperioden auswählen und exportieren ist normalerweise immer der Vormonat.

00:03:36: Und dann kommt ein Schritt, den viel vergessen.

00:03:39: Der war wichtiges – die Buchungspereode sperren.

00:03:45: kann mehr in den abgeschlossenen Monat buchen.

00:03:49: Keine versehentlichen Nachbuchungen, keine Korrekturen die deinen Steuerberater wieder verwirren und man sich am Ende des Jahres anfragt wo kommen denn die abweichenden Zahlen her?

00:03:58: Das heißt für diesen Monat sind die Zahlen eingefroren.

00:04:01: Gucken wir uns mal an was den Unterschied eigentlich macht.

00:04:04: Was trennt Unternehmen die dem Monats Abschluss als Stressmoment erleben von denen das für die das einfach Routine ist?

00:04:13: Es sind fast immer dieselben drei Punkte.

00:04:15: Erstens, Konsequenz im Tagesgeschäft.

00:04:18: Rechnung werden sofort verbucht nicht gesammelt.

00:04:20: Die Bank wird wöchentlich abgestimmt, nicht irgendwie monatlich.

00:04:24: Wer das durchhält hat am Monatsende nichts groß aufzuholen.

00:04:29: Zweitens saubere Stammdaten.

00:04:31: Wenn die Verranden mit falschen Konten zerlegt sind, wenn Steuersätze nicht stimmen, wenn Zahlungsbedingungen fehlen Dann kostet jede Buchung extra Zeit Komplett vermeidbar Einmal sauber Augen eingerichtet, dauerhaft profitieren.

00:04:45: Und drittens ein klarer Prozess den alle kennen.

00:04:49: Wer ist für was verantwortlich?

00:04:51: Wann isst was fällig?

00:04:53: Das muss einmal definiert werden und natürlich auch im Team kommuniziert werden damit jeder weiß wofür verantwortliche es.

00:05:00: Dann läuft das auf!

00:05:01: Das war ein knapper kurzer Überblick über Thema Monatsabschluss in Uduu... ...und der wichtigste Satz wer ihn als laufenden Prozess behandelt Statt als Endspurt hat am Monatsende immer weniger zu tun.

00:05:16: Einmal den Rhythmus gefunden und das System arbeitet für dich!

00:05:19: Wenn dir dieses Video geholfen hat, dann freue ich mich natürlich über ein Abo, denn hier dreht sich alles um Udu im deutschsprachigen Raum.

00:05:26: Schreibt mir auch gerne in die Kommentare was deine Themen aktuell bei Udu sind oder beim Thema Buchhaltung?

00:05:34: Ich lese das alles versprochen und wenn du wissen willst ob Udu fühlt Dich das richtige System ist und für dein Unternehmen, dann findest du in den Schoenlutz ein Link zu meinem Kalender.

00:05:45: Und dann schauen wir uns kurz an ob oder du für dich das richtige system ist oder ob eine andere Lösung vielleicht besser passt.

00:05:52: Versprochen ist es kein Verkaufsgespräch sondern eine ehrliche Einschätzung.

00:05:56: also bis zum nächsten Video.